Тиждень 9 - Пріоретизація та обмеження кількості задач

Історія 1. “Андрій і постійний режим пожеж”

Андрій починав день із повідомлень і дзвінків. Увечері він був виснажений і з відчуттям, що найважливіше так і не зрушило з місця. Коли він подивився на свої задачі через матрицю Ейзенхауера, стало очевидно: майже весь день він жив у зоні терміново, але не важливо.
Додавши обмеження на кількість активних задач, Андрій вперше завершив справи, які давно відкладавав.

- Я не став менш зайнятим, - сказав він. - Я став менш розпорошеним.

Історія 2. “Марина і десятки відкритих вкладок”

Марина завжди працювала над багатьма справами одночасно. Вона вважала це своєю суперсилою. Але жодна задача не доходила до “готово”. Матрицю Eisenhower показала їй, що важливе губиться серед термінового, а WIP-ліміти (обмеження на кількість задач) навчили не починати нове, поки не завершиш поточне.

- Мені було складно зупинятися, - зізналась Марина. - Але саме це дало мені результат.

Історія 3. “Оксана і втома від ‘я все повинна’”

Оксана брала на себе все: роботу, дім, турботу про інших. Її список справ ніколи не закінчувався. Комбінація Eisenhower + WIP допомогла їй дозволити собі робити менше - але важливіше.

- Я не стала менш відповідальною, - сказала вона.-  Я стала більш усвідомленою.

Що це за практика?

Це поєднання двох простих, але потужних ідей: Матриця Ейзенхауера  допомагає зрозуміти, що важливо. Work-in-Progress Limits допомагають не брати більше, ніж можеш потягнути. Разом вони відповідають на два ключові питання: Що варто робити? Скільки я реально можу робити одночасно?
Ці поєднані ігструменти допомагають  перестати жити в режимі пожеж; звільнити простір для важливого; зменшити перевантаження; доводити справи до кінця.

Матриця Ейзенхауера простими словами:

Розділи задачі на 4 групи:

1. Важливе і термінове - роблю зараз
2. Важливе, але не термінове - планую
3. Термінове, але не важливе - делегую / мінімізую
4. Не важливе і не термінове - прибираю

Найбільший вплив має другий квадрант. Саме там народжується майбутнє.

Work-in-Progress Limits (WIP) - це свідоме обмеження кількості задач, над якими ти працюєш одночасно.

Приклад: не більше 3 активних задач на день; не більше 5 на тиждень.
Це про реалістичність.

Покрокова інструкція або навіть інтерактивна вправа на тиждень. 

Крок 1. Випиши всі активні задачі. Все, що зараз “відкрите”.
Крок 2. Розклади задачі по матриці Ейзенхауера.
Крок 3. Обери фокус. Залиш 1–2 задачі з важливо і терміново; 1–2 з важливо, але не терміново.
Крок 4. Встанови WIP-ліміт. Скільки задач ти готовий(-а) реально тягнути одночасно?
Крок 5. Не починай нове, поки не завершиш старе. Навіть якщо “дуже хочеться”.

Міні-рефлексія в кінці тижня

- Чи вдалося дотримуватись WIP-ліміту?
- Що змінилося у моєму стані?
- Які задачі я завершив(-ла) вперше за довгий час?

Маленькі підказки
Важливе рідко кричить. Термінове часто не твоє. Почати менше - означає закінчити більше. WIP-ліміти - це захист твоєї енергії. Завершення - теж навичка.

Надихаючі запитання
- Які задачі я відкладаю, хоча вони важливі?
- Де я беру на себе зайве?
- Що я можу дозволити собі не робити цього тижня?
- Як виглядає мій реалістичний темп?
- Що зміниться, якщо я закінчу хоча б одну справу?

Нагадування:
Ти не зобов’язаний(-а) робити все. Достатньо робити важливе послідовно.